“Hazır bir program mı alsak, yoksa bize özel mi yazdırsak?” sorusu, işi büyüyen her işletmenin bir noktada önüne gelir. İki yolun da savunucusu vardır ve ikisi de bazı işletmeler için doğrudur.
Bu yazı hangisinin sizin için doğru olduğunu ayırt etmenize yardım eder: özel yazılımın ne olduğunu, hazır programın ne zaman yeterli olduğunu ve vazgeçme zamanının hangi işaretlerle geldiğini anlatır.
Özel yazılım nedir?
Özel yazılım, tek bir işletmenin iş akışına göre tasarlanıp yazılan programdır. Hazır programda siz programa uyarsınız; özel yazılımda program size uyar.
Bunun pratik karşılığı şudur: ekranlar sizin kullandığınız terimlerle adlandırılır, adımlar sizin işinizin sırasını izler, raporlar sizin baktığınız rakamları gösterir. Kullanmadığınız yüz özelliğin arasında kaybolmazsınız, ihtiyacınız olan tek özellik için de bir sonraki sürümü beklemezsiniz.
Özel yazılım “büyük” anlamına gelmez. Yalnızca teklif takibini çözen beş ekranlık bir uygulama da, tüm operasyonu yürüten kapsamlı bir sistem de özel yazılımdır.
Hazır program ne zaman doğru tercihtir?
İşiniz sektörünüzdeki diğer işletmelerle aynı şekilde yürüyorsa hazır program doğru tercihtir. Muhasebe, bordro, e-fatura gibi kuralları mevzuatla belirlenmiş işler bunun tipik örneğidir: herkes aynı kuralı uygular, dolayısıyla herkes aynı programı kullanabilir.
Hazır programın güçlü yanları gerçektir:
- Hemen kullanmaya başlarsınız.
- İlk maliyet düşüktür.
- Mevzuat değişikliklerini üretici takip eder.
- Çok sayıda kullanıcı tarafından sınanmıştır.
Bu yüzden ilk soru “özel yazılım yaptırabilir miyim” değil, “hazır bir program işimin ne kadarını karşılıyor” olmalıdır. Büyük kısmını karşılıyorsa arayışı orada bitirmek akıllıcadır.
Hazır paketten vazgeçme zamanını gösteren beş işaret
Hazır program yetmemeye başladığında bunu genellikle programın kendisi değil, ekibin davranışı haber verir.
- Programın yanında Excel tutuluyor. Ekip asıl işi bir tabloda yürütüp sonucu programa giriyorsa, program iş akışını taşımıyor demektir.
- Aynı bilgi birden fazla yere elle yazılıyor. Müşteri önce bir programa, sonra bir tabloya, sonra WhatsApp grubuna giriliyorsa hata kaçınılmazdır.
- Kullanıcı başı ücret büyümeyi cezalandırıyor. Her yeni çalışan için lisans ödediğiniz ve bu yüzden bazı kişilere hesap açmadığınız noktada, program işinizi kısıtlıyordur.
- İhtiyacınız olan özellik “yol haritasında”. İşiniz için kritik bir özelliği aylardır bekliyorsanız, öncelikleri siz belirlemiyorsunuz demektir.
- Sizi rakipten ayıran süreç programa sığmıyor. Farkınızı yaratan iş yapış biçimini programa uydurmak için bozuyorsanız, rekabet avantajınızı standartlaştırıyorsunuzdur.
Bu işaretlerden biri tek başına karar sebebi olmayabilir. Üçü bir aradaysa hesap yapmanın zamanı gelmiştir.
Hangi işler için özel yazılım yaptırılır?
Özel yazılım en çok, işin birkaç kişi ve birkaç adım arasında el değiştirdiği akışlarda yaptırılır. Ortak nokta sektör değil, akışın biçimidir: bir kayıt açılır, birinden diğerine geçer, bir tarihe bağlanır ve sonunda kapanır.
Sık karşılaşılan örnekler:
- Servis ve bakım takibi. Cihaz kaydı, arıza bildirimi, teknisyen ataması, parça kullanımı ve periyodik bakım hatırlatması.
- Randevu ve seans yönetimi. Müşteri, hizmet, personel ve oda ya da cihaz müsaitliğinin birlikte planlanması.
- Saha satış ve teklif takibi. Ziyaret, teklif, sipariş ve tahsilatın sahadaki telefondan girilmesi.
- Proje ve şantiye takibi. Hakediş, malzeme, taşeron ve iş programının aynı yerde izlenmesi.
- Bayi ve garanti süreçleri. Ürünün hangi bayiden, kime, hangi tarihte gittiğinin kayıt altına alınması.
Bu akışların ortak sorunu, hazır programların onları ya hiç karşılamaması ya da genel bir “görev” ekranına sıkıştırmasıdır. İşinizde bir kaydın yolculuğu birden fazla kişiden geçiyor ve o yolculuk sizi rakipten ayırıyorsa, özel yazılımın karşılığını en hızlı aldığınız yer orasıdır.
Karar için basit bir hesap nasıl yapılır?
İki maliyeti yan yana yazın: hazır programın birkaç yıllık toplamı ile bugünkü düzenin size maliyeti. Rakam uydurmanız gerekmez; kendi verinizle yapabilirsiniz.
- Hazır program için aylık ödemeyi, bugünkü ve iki yıl sonra beklediğiniz kullanıcı sayısıyla çarpın.
- Ekibin programın etrafından dolaşmak için harcadığı haftalık süreyi tahmin edin: çift giriş, tablo güncelleme, telefonla bilgi sorma.
- Son bir yılda takipsizlik yüzünden kaçan işi düşünün: unutulan teklif, kaçan bakım, geç kesilen fatura.
Bu üç kalemin toplamı, özel yazılım teklifini karşılaştıracağınız rakamdır. Toplam küçükse hazır programda kalmak doğru karardır.
Hazır program ile özel yazılım nasıl karşılaştırılır?
İki model farklı şeyleri iyi yapar; hangisinin “daha iyi” olduğu sorusu neye ihtiyacınız olduğuna bağlıdır.
| Hazır program | Özel yazılım | |
|---|---|---|
| Başlangıç | Hemen | Keşif ve geliştirme süresi gerekir |
| İlk maliyet | Düşük | Yüksek |
| Tekrar eden maliyet | Lisans, çoğunlukla kullanıcı başı | Bakım; lisans modeli firmaya göre değişir |
| İş akışına uyum | Siz programa uyarsınız | Program size uyar |
| Yeni özellik | Üreticinin takvimine bağlı | Sizin önceliğinize bağlı |
| Sahiplik | Kullanım hakkı | Sözleşmeye göre sizde kalabilir |
| Risk | Üretici fiyat ya da ürünü değiştirebilir | Geliştiriciye bağımlılık |
Maliyet satırını okurken ilk yıla değil, birkaç yılın toplamına bakın. Özel yazılımın fiyatını oluşturan kalemleri özel yazılım maliyeti neye göre belirlenir yazısında ayrıntılı anlattık.
Özel yazılımın riskleri nelerdir?
Özel yazılımın iki temel riski vardır: geliştiriciye bağımlılık ve kapsamın büyümesi. İkisi de bilinirse yönetilebilir.
Bağımlılık. Yazılımı yazan ekip ortadan kalkarsa ne olur? Bu riskin ilacı sahipliktir: kaynak kod, veritabanı ve hesaplar sizin adınıza olursa yazılımı başka bir ekiple sürdürebilirsiniz. Sözleşmede nelere bakılacağını kaynak kod kimde kalır yazısında sıraladık.
Kapsam. “Madem yazıyoruz, şunu da ekleyelim” cümlesi projeleri uzatır. Çaresi, ilk sürümün neyi çözeceğini baştan yazmak ve gerisini sonraki aşamaya bırakmaktır.
Üçüncü ve daha az konuşulan bir risk de var: sürecin kendisi net değilse yazılım onu netleştirmez. Kâğıt üzerinde tarif edilemeyen bir iş akışı, ekrana da dökülemez. Bu yüzden iyi bir keşif görüşmesi ekranlarla değil sorularla başlar: iş kimde başlıyor, kime geçiyor, nerede bekliyor, kim onaylıyor? Bu sorulara ekipçe aynı cevabı veremiyorsanız, yazılımdan önce süreci konuşmak gerekir.
Özel yazılıma küçük başlamak mümkün mü?
Evet; çoğu zaman en doğru başlangıç da budur. Tüm işletmeyi tek seferde yazılıma taşımak yerine en çok zaman kaybettiren tek akışı seçin ve yalnızca onu çözün.
Bu yaklaşımın üç faydası vardır:
- İlk yatırım küçük kalır.
- Ekip yazılımı gerçekten kullanıp kullanmadığını kısa sürede gösterir.
- İkinci aşamanın kapsamı tahminle değil, kullanımdan çıkan ihtiyaçla belirlenir.
Hazır programı tamamen bırakmak da gerekmez. Muhasebe hazır programda kalırken, size özgü operasyon akışı özel yazılımda yürüyebilir ve ikisi birbirine bağlanabilir. Çoğu işletme için en sağlıklı düzen budur: kuralları herkes için aynı olan işler hazır programda, sizi farklı kılan işler size özel yazılımda durur. Böylece ne mevzuat takibini üstlenirsiniz ne de kendi sürecinizi başkasının kalıbına sokarsınız.
Karar vermeden önce kendinize sorun
- Hazır bir program işimin ne kadarını karşılıyor, hangi kısmını karşılamıyor?
- Ekibim programın yanında ayrıca tablo ya da defter tutuyor mu?
- Aynı bilgiyi kaç farklı yere giriyoruz?
- Kullanıcı sayısı arttıkça ödediğim tutar nasıl değişiyor?
- Çözmek istediğim süreci bir sayfada adım adım yazabiliyor muyum?
- İlk sürümde çözülecek tek akışı seçtim mi?
- Kod, veri ve hesapların kimin adına olacağını biliyor muyum?
Bu soruların cevabı özel yazılımı gösteriyorsa, benzer akışların bugün nasıl çalıştığını iş yazılımları sayfamızda görebilirsiniz.
