“Bize özel bir program yazdırsak kaç tutar?” sorusunun tek cümlelik bir cevabı yok — ama rastgele de değil. Fiyatı belirleyen kalemler bellidir ve bunları bilerek görüşmeye gelen bir işletme hem daha doğru teklif alır hem de kapsamı kendi lehine kurar.
Bu yazıda rakam bulamayacaksınız. Bulacağınız şey, bir teklifin neden o rakam olduğunu okuyabilmek.
Neden liste fiyatı yok
Hazır bir ürünün fiyatı vardır çünkü ürün sabittir; siz ona uyum sağlarsınız. Firmaya özel yazılımda sabit olan sizin sürecinizdir, yazılım ona uyar. Dolayısıyla fiyat, sürecin kaç adımdan oluştuğuna ve o adımların ne kadarının bilgisayara aktarılacağına bağlıdır.
Aynı cümleyle istenen iki iş — “müşteri takip programı” — birinde beş ekranlık bir kayıt sistemi, diğerinde stok, cari hesap ve servis akışı içeren bir yapı olabilir. İkisine de aynı isim verilir.
Maliyeti belirleyen altı kalem
1. Süreç adımı sayısı (ekran sayısı değil)
Ekran sayısı kaba bir göstergedir. Asıl birim, arkasında iş mantığı olan adımdır. Sadece kayıt tutan bir ekran ucuzdur; onay akışı olan, başka bir modülü tetikleyen, yetkiye göre farklı davranan bir ekran pahalıdır.
Karşılaştırma için: geliştirdiğimiz sistemlerden Medikal Patron CRM 31 ekrandan oluşuyor ve müşteri, cihaz, servis, randevu, cari, stok ve raporlamayı birlikte yürütüyor. Buna karşılık kendi saha satış uygulamamız 8 ekran — ama sahada çevrimdışı çalışması gerektiği için ekran başına iş yükü daha yüksek.
2. Veri yapısının karmaşıklığı
Kaydın kendisi ne kadar karmaşık? Tek fiyatlı bir hizmet ile bedene ve renge göre stok tutulan bir ürün aynı iş değildir. Bir müşterinin altında birden fazla cihaz, birden fazla lokasyon veya birden fazla sözleşme varsa yapı derinleşir.
Buna bağlı ikinci soru: kaç farklı rol var? Yönetici, ofis ve saha kullanıcısının farklı ekran ve izinler görmesi gerekiyorsa bu ayrı bir geliştirme kalemidir. Belirleyici olan kaç kişi kullanacağı değil, kaç farklı yetki seviyesi olduğudur.
3. Entegrasyonlar
Yazılımın tek başına mı çalışacağı, yoksa başka sistemlerle mi konuşacağı fiyatı doğrudan etkiler. Sık istenenler: muhasebe programı, e-fatura, SMS sağlayıcı, WhatsApp, kargo firması, takvim, ödeme altyapısı.
Buradaki belirleyici soru teknik: karşı tarafın açık bir API’si var mı? Varsa iş öngörülebilir. Yoksa aktarım dosyayla yapılır, bu da her seferinde manuel bir adım demektir. Bu yüzden entegrasyon sözü, karşı tarafın belgesine bakılmadan verilmemelidir.
4. Mevcut verinin aktarımı
Yeni sistem boş başlamıyorsa aktarım ayrı bir iştir ve emeği verinizin durumuna bağlıdır. Düzenli tek bir tablo hızlı aktarılır. Formatı tutarsız, tekrar eden kayıtlar içeren ve gerçek bilgisi “notlar” sütununa sıkışmış bir dosya için önce temizlik gerekir.
Bu adımın ayrıntısını ayrı yazdık: Excel’den yazılıma geçiş.
5. Eğitim ve canlıya alma
Yazılım teslim edilmez, devreye alınır. Ekibin eğitimi, ilk hafta yaşanan soruların karşılanması ve eski yöntemle paralel yürütülen dönem projenin parçasıdır. Bu kalem teklifte görünmüyorsa ya yapılmayacaktır ya da sonradan ücretlendirilir.
6. Yayın sonrası
Barındırma ve yedekleme sürekli bir kalemdir. Bunun ötesindeki bakım, sizin talep ettiğiniz geliştirmelerden oluşur. Burada sorulacak soru: bakım zorunlu bir abonelik mi, talep bazlı mı?
Hazır SaaS’ın maliyeti nasıl birikir
Hazır ürünle karşılaştırırken sık yapılan hata, ilk faturaya bakmak. Hazır üründe maliyet zamana yayılır ve genelde kullanıcı başına aylık ücret üzerinden işler. Bu modelin iki sonucu vardır:
- Ekip büyüdükçe yazılım pahalılaşır. Yeni kişi işe alındığında maliyet artar. Pratikte bunun kaçamak yolu hesap paylaşmaktır ve o noktada “kim ne yaptı” kaydı güvenilirliğini kaybeder.
- Ödeme durduğunda erişim de durur. Veri sağlayıcıdadır; dışa aktarabilirsiniz ama sistem sizin değildir.
Özel geliştirmede maliyet başta toplanır, kullanıcı sayısına bağlı tekrar eden kalem oluşmaz ve kaynak kod sizin adınıza kalır. Hangisinin doğru olduğu firmadan firmaya değişir; karşılaştırmanın dürüst hali iş yazılımları sayfasındaki tabloda duruyor.
Maliyeti asıl kontrol eden şey: yazılı kapsam
Bütçeyi patlatan şey genelde saatlik ücret değil, kapsamın yazılı olmamasıdır. “Bunu da ekleyiverin” istekleri tek tek küçüktür, toplamı projeyi ikiye katlar.
Sağlıklı yöntem şudur: kapsam baştan yazılır, faz faz ilerlenir, her fazın sonunda çalışan bir sürüm görülür. Yeni istek çıktığında iş durmaz — istek ayrı bir kalem olarak fiyatlanır ve ne zaman yapılacağına siz karar verirsiniz.
Bu, ajans lehine bir madde değil. Kapsamı yazılı olmayan projede belirsizlik riskini fiyata ekleyen taraf zaten geliştiricidir; net kapsam ikisini de korur.
Teklifi okurken sorun
- Fiyat neye göre hesaplandı — ekran mı, süreç adımı mı, saat mi?
- Kaç farklı kullanıcı rolü var ve her biri ayrı ayrı düşünüldü mü?
- Hangi entegrasyonlar dahil, karşı tarafın API’si kontrol edildi mi?
- Veri aktarımı dahil mi, mevcut dosyalarım incelendi mi?
- Eğitim ve canlıya alma kaç gün, kim yapacak?
- Kaynak kod ve veritabanı kimin adına kalıyor?
- Kullanıcı ekledikçe ödeme artıyor mu?
- Yeni istekler nasıl fiyatlanacak?
Altıncı ve yedinci maddeler uzun vadede en pahalı olanlardır ve en az sorulanlardır.
Biz nasıl fiyatlıyoruz
Kapsam netleşmeden fiyat konuşmuyoruz. Keşif görüşmesinde mevcut akışınızı çıkarıyoruz: hangi kayıt nerede tutuluyor, hangi bilgi kimde kalıyor, hangi adım tekrar tekrar elle yapılıyor. Modül listesi bu görüşmeden çıkar; ekran sayısını artırmak değil, bir işin kaç tıkla kapandığını azaltmak hedeftir.
Kullanıcı sayısına bağlı tekrar eden lisans ücreti yok, kaynak kod ve veritabanı sizin adınıza kalıyor. Süreç bazında ayrıntı: servis ve randevu yönetimi, saha satış yönetimi, şantiye ve proje ERP.
