Bir stüdyonun kayıt düzeni çoğu zaman bir tablo, bir WhatsApp grubu ve eğitmenin defterinden oluşur. Üye sayısı küçükken bu düzen işler; sorun, aynı bilginin bu üç yerde farklı görünmeye başladığı gün ortaya çıkar. Bu rehber, stüdyo ve salon sahipleri için üye ve ders takibinin ne zaman uygulamaya taşınması gerektiğini, uygulamada neyin olması gerektiğini ve kararı verirken nelere bakılacağını anlatıyor.
Excel ve WhatsApp ne zaman yetmemeye başlar?
Kalan ders hakkı, ders kontenjanı ve ödeme durumu birden fazla yerde tutulmaya başladığında bu düzen yetmez hale gelir. Belirtileri tanıdıktır:
- Üye “kaç dersim kaldı?” diye sorduğunda cevap için tabloya, yazışmaya ve deftere bakılıyor.
- Grup dersinde kontenjan dolduğu hâlde bir üye daha “geliyorum” yazıyor ve bunu ders saatinde fark ediyorsunuz.
- Süresi biten paket, üye yeni paketi almadan bir süre daha kullanılmaya devam ediyor.
- Ay sonunda hangi ödemenin hangi pakete ait olduğunu bulmak saatler alıyor.
Bunların hiçbiri tek başına felaket değil; ama her biri üyenin gözünde güvenilirliği biraz azaltır. Excel’den yazılıma geçişin genel mantığını ayrıca yazdık: Excel’den yazılıma geçiş rehberi.
Bir stüdyo uygulamasında hangi modüller olmalı?
Çekirdek dört modüldür: üye kartı, paket ve kalan ders hakkı, kontenjanlı ders takvimi ve ödeme kaydı. Geri kalan her şey bu çekirdeğin üstüne kurulur.
| Katman | Modül | Ne işe yarar |
|---|---|---|
| Çekirdek | Üye kartı | İletişim, aktif paket ve geçmiş tek yerde |
| Çekirdek | Paket ve ders hakkı | Satılan paket, kalan hak, bitiş tarihi |
| Çekirdek | Ders takvimi | Gün, hafta ve ay görünümü; kontenjanlı dersler |
| Çekirdek | Ödeme | Hangi ödemenin hangi pakete ait olduğu |
| Gelişim | Ölçüm ve performans | Üyenin zaman içindeki değişimini grafikle göstermek |
| Gelişim | Antrenman programı | Haftalık programı üyeye iletmek |
| İletişim | Bildirim | Ders hatırlatması, paket bitişi |
| Yönetim | Raporlar | Finans ve üye raporları, PDF çıktı |
Sıra önemlidir. Ölçüm grafiği güzel görünür, ama paket ve ödeme kaydı güvenilir değilse stüdyonun asıl sorunu çözülmemiş olur.
Ders programı ve rezervasyon nasıl kurulmalı?
Ders programında kural, kontenjanın kayıt anında sistem tarafından kontrol edilmesidir; eğitmenin sonradan fark etmesi değil. Bir derse kaç kişi alınacağı derse tanımlanır, dolduğunda yeni kayıt kabul edilmez ve üyenin ders hakkı yalnız kayıt kesinleşince düşer.
Bu kuralların uygulamanın ekranına değil, sunucusuna yazılması gerekir. İki üye son boş yere aynı anda kayıt olmaya çalıştığında, telefon ekranındaki kontrol ikisini birden içeri alabilir; sunucuda tek işlem olarak yürüyen bir kural ise yalnız birini alır. Kalan ders hakkı, tek aktif paket ve aynı bildirimin iki kez gitmemesi de aynı türden kurallardır.
Üyelik ve paket takibinde en sık yapılan hata ne?
En sık hata, paketi yalnız “ders sayısı” olarak tutup bitiş tarihini, dondurmayı ve ödemeyi ayrı yerlerde bırakmaktır. Paket; kaç ders içerdiğini, ne zaman bittiğini, hangi ödemeyle alındığını ve şu an aktif olup olmadığını birlikte taşımalıdır.
İkinci hata, bir üyenin aynı anda iki aktif paketi olmasına izin vermektir. Bu durumda hangi dersin hangi paketten düştüğü belirsizleşir ve ay sonu raporu tutmaz. “Üyenin tek aktif paketi olur” gibi bir kural baştan konursa bu karmaşa hiç doğmaz.
PWA nedir, stüdyo için neden mantıklı?
PWA, tarayıcıda çalışan ama telefonun ana ekranına eklenip uygulama gibi açılabilen bir web uygulamasıdır. Google’ın geliştirici kaynağı web.dev, kurulan PWA’ların ana ekrandan, dock’tan veya görev çubuğundan açılabildiğini ve zayıf ya da kopuk bağlantıda da çalışacak şekilde tasarlanması gerektiğini anlatıyor (web.dev: What are PWAs?).
Stüdyo için pratik karşılığı şudur: App Store ve Google Play onay süreci yoktur, güncelleme herkese aynı anda ulaşır ve tek bir kod tabanı hem telefonda hem bilgisayarda çalışır. Yönetici takvimi masaüstünde, üye kalan dersini telefonunda görür. Karşılığında bildirim ve çevrimdışı kullanım gibi özelliklerin baştan planlanması gerekir; kendiliğinden gelmezler.
Referans: Stone Athletic’in yönetim uygulaması
Stone Athletic, Mersin Yenişehir’de birebir, grup ve atletik performans dersleri veren bir stüdyo; Digitalpedi stüdyo için hem tanıtım sitesini hem de giriş arkasında çalışan bir PWA yönetim uygulamasını geliştirdi. Tanıtım sitesinin site haritasında 13 sayfa var ve dört ders modelinin her biri için ayrı bir hizmet sayfası bulunuyor.
Uygulamada yönetici ve üye rolleri tanımlı; üye hesabını yönetici açıyor, ziyaretçi kendi başına kayıt olamıyor. Kapsamında paketler, kontenjanlı dersler, gün-hafta-ay takvimi, ödemeler, ölçüm grafikleri, kategorilere ayrılmış performans skoru, haftalık antrenman programı, başarı rozetleri, finans ve üye raporları var. Gelişim raporu, antrenman programı, üye raporu ve finans raporu Türkçe karakter desteğiyle PDF olarak üretiliyor. Bildirimler uygulama içinde ve Web Push ile iletiliyor; WhatsApp kanalına hazır bir mimari kurulu, okuma çevrimdışı da çalışıyor.
Kalan ders hakkı, kontenjan, tek aktif paket ve mükerrer bildirim kuralları sunucu tarafında tek işlem olarak yürüyor. Uygulama giriş arkasında olduğu için ekranları herkese açık değil; ayrıntılar için Stone Athletic referans sayfasına bakabilirsiniz. Aynı sektördeki diğer işler spor, güzellik ve yaşam referansları sayfasında.
Hazır yazılım mı, özel yazılım mı?
İşleyişiniz standart bir üyelik ve rezervasyon modeline uyuyorsa hazır yazılım hızlı başlar; kurallarınız size özgüyse özel yazılım daha uygun olur.
| Ölçüt | Hazır stüdyo yazılımı | Özel yazılım |
|---|---|---|
| Başlangıç süresi | Kısa, hesap açıp başlanır | Keşif ve geliştirme gerekir |
| Paket ve ders kuralları | Sunulan seçeneklerle sınırlı | Stüdyonun kendi kurallarına göre |
| Ölçüm ve raporlar | Standart alanlar | Stüdyonun takip ettiği ölçütler |
| Marka ve görünüm | Sağlayıcının arayüzü | Stüdyonun kendi marka sistemi |
| Veri | Sağlayıcının sisteminde | Stüdyonun kontrolündeki altyapıda |
| Maliyet yapısı | Genelde abonelik | Geliştirme ve bakım |
Özel yazılımın maliyetinin neye göre oluştuğunu ayrıca anlattık: özel yazılım maliyeti neye göre belirlenir. Firmaya özel yazılım çalışmalarımızın genel çerçevesi ise İş Yazılımları sayfasında.
KVKK açısından nelere dikkat edilmeli?
Üye verisi kişisel veridir; ölçüm ve sağlık notları tutuluyorsa koruma seviyesi yükselir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Resmî Gazete: 7 Nisan 2016, sayı 29677) üç noktada doğrudan ilgilidir (KVKK, Kanun metni):
- Madde 6: sağlıkla ilgili veriler özel nitelikli kişisel veri sayılır. Sakatlık veya rahatsızlık notu tutan bir stüdyo bu kapsama girer.
- Madde 10: veri sorumlusu, kişisel veriyi elde ederken ilgili kişiyi aydınlatmakla yükümlüdür. Üye kaydı açılırken verinin hangi amaçla işlendiği anlatılmalıdır.
- Madde 12: veri sorumlusu, uygun güvenlik düzeyini sağlamak için gerekli teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür.
Uygulamada bunun karşılığı rol bazlı erişimdir: üye yalnız kendi kaydını görür, yönetici yetkisi sınırlı kişilere verilir. Aydınlatma metninin hukuki son hali ise bir hukukçuyla netleştirilmelidir; yazılım bunu yerine koymaz, yalnız uygulanabilir kılar.
Nereden başlamalı?
İlk adım, bir hafta boyunca üyelerden gelen soruları not etmektir: kaç kez “kaç dersim kaldı?”, kaç kez “yer var mı?”, kaç kez “ödemem göründü mü?” diye soruldu. Bu liste, uygulamanın hangi modülle başlaması gerektiğini her analizden daha net gösterir. Çekirdek dört modül sağlam kurulduktan sonra ölçüm, program ve raporlar sırayla eklenir.
İkinci adım, stüdyonun kurallarını yazıya dökmektir: paket kaç derstir, ne zaman biter, dondurulabilir mi, derse kaç kişi alınır, iptal ne zamana kadar yapılabilir. Bu kurallar netleşmeden yazılan bir uygulama, bugünkü karmaşayı yalnız daha düzenli bir ekrana taşır.
