Saha satış ekibinin en çok şikâyet ettiği an, görüşmeden çıkıp notu yazmaya çalıştığı andır. Asansörde ya da bodrum katında telefonda çubuk yokken yazılan not bazen hiç kaydolmaz. Digitalpedi Saha Satış’ı bu yüzden internetsiz çalışacak şekilde kurduk ve sahayı önce kendi satış ekibimiz bu uygulamayla yönetiyor.
Bu yazıda internetsiz sahada kaydın nasıl kaybolduğunu, çevrimdışı çalışan bir uygulamanın cihazda neyi tuttuğunu ve neyi tutamayacağını anlatıyorum. Ürünün ekranlarını ve modüllerini Digitalpedi Saha Satış ürün sayfasında bulabilirsiniz; burada yalnız internet kesildiğinde ne olduğuna bakıyoruz.
İnternetsiz sahada kayıt neden kaybolur?
Çoğu saha uygulaması ya da web tabanlı CRM, her işlemi anında sunucuya yazarak çalışır. Telefon sinyal vermediğinde istek yarıda kalır. Uygulama ya boş bir ekran açar ya da yazdığınız notu sessizce düşürür. İkinci durum daha sinir bozucu, çünkü kaydın gittiğini sanırsınız.
Ben bunu iki ayrı sorun olarak ayırıyorum: açılmama ve kaybolma. İkisi de aynı sonucu doğurur: ziyaret yapılmış, ama ofiste kimse bilmiyor. Sahadan dönen kişi notu çoğu zaman ertesi güne bırakır. Bu noktada uygulamayı suçlamak kolay, ama asıl eksik, kaydın nerede durduğunu söyleyen bir şeyin olmamasıdır.
Uygulama kurulumu: mağazadan değil ana ekrandan
Digitalpedi Saha Satış bir mobil uygulamadır (PWA). Mağazadan indirilmez; tarayıcıdan açılır ve telefonun ana ekranına eklenir. Bunun iki faydası var. Kurulum için ayrı bir mağaza hesabına ihtiyaç duymazsınız ve ekip telefonlarına aynı adımla kurulum yapılır.
Asıl önemlisi, uygulamanın kabuğu cihazda durur. İnternet olmasa da ekran açılır. Tarayıcıda açılan bir sayfa ise sinyal yoksa çoğu zaman yüklenmez. Mobil uygulama ile web uygulaması arasındaki genel farkı web uygulaması mı, mobil uygulama mı yazısında anlattık.
Çevrimdışıyken hangi kayıt cihazda bekler?
Kısa cevap: sahada yapılan işin tamamı önce telefona yazılır. Uygulama bunları cihazda tutar ve bağlantı gelince sunucuya gönderir:
- Görüşme notu ve “Bugün ziyaret ettim” işareti
- Aşama değişiklikleri: İlgileniyor, Demo istedi, Kazanıldı gibi
- Görev tamamlama işaretleri
- Demo talebi paketi: firma bilgisi, yetkili, logo ve görseller
Demo talebi ayrı bir durumdur. Paket cihazda bekler, bağlantı gelince kendiliğinden gider. Gönderilemeyen paket ekranda uyarı olarak kalır. Logo ve bilgiler tek formda toplandığı için WhatsApp’a parça parça dağılmaz; sahada “sonra gönderirim” diyerek bırakılan bir dosya kalmaz.
Ekranın üstündeki şerit de bu yüzden var. Çevrimdışı olduğunuzu ve sırada kaç gönderim beklediğini gösterir. Kullanıcı kaydın gitmediğini bilmezse ertesi gün yanlış bilgiyle ofise döner. Şeridin görünür olması bu riski küçültüyor.
Harita ve gezilmemiş bölge meselesi
Harita konusunda dürüst olmak gerekiyor. Gezilen bölgenin harita karoları cihazda tutulur. Yani daha önce hiç açmadığınız bir semtin haritası internet yokken gelmez. Bu, uygulamanın bir hatası değil, sınırıdır.
Bu sınırı bilmeyen bir ekip, tarlada ya da yeni bir sanayi sitesinde harita açılmayınca “uygulama bozuk” diye düşünür. Oysa uygulama çalışıyor, yalnızca o bölgenin karoları hiç indirilmemiş. Sahaya çıkmadan önce güzergâhınızdaki bölgeyi bağlantılıyken bir kez açmak bu sorunu büyük ölçüde önler.
Yönetici tarafı: bağlantı gelince ne görünür?
Saha tarafında kayıt cihazda beklerken yönetici tarafında ne olur? Bağlantı geldiğinde notlar ve aşama değişiklikleri eşitlenir, yönetici panosu güncellenir. Pano yalnız yöneticiye açıktır ve bugün, bu hafta ya da bu ay için ziyaret ve demo talebi sayılarını, ziyaretten demoya ve demodan kazanıma dönüşüm oranlarını gösterir.
Sahadaki kişi için de bir işaret var: telefondaki bekleyen gönderim şeridi sıfırlandığında, kaydın sunucuya gittiğini anlayabilirsiniz. Şerit hâlâ sayı gösteriyorsa, o notu ofise ulaştığını varsaymadan önce bağlantıyı bekleyin.
Burada bilinmesi gereken bir gecikme var. Pano sunucudaki kayıtları okur. Cihazda henüz eşitlenmemiş bir ziyaret, eşitlenene kadar panoda görünmez. Eşitlenmeyen bir kayıt sayılara yansımaz; bu, sayının neden düşük göründüğünün en olası sebebi olabilir. Yönetici bunu bilmezse “neden ekibin sayısı az?” sorusunu gereksiz yere sorar. Bilirse önce bağlantıya bakar, sonra kişiyi konuşur.
Bizim satış ekibimizde nasıl kullanılıyor?
Digitalpedi’nin kendi satış ekibi sahayı bu uygulamayla yönetiyor. Bu yüzden anlattığım şeyleri teorik olarak yazmıyorum; sahada, aynı telefonlarda deniyoruz. Toplantıda “bana kalırsa” diye başlayan cümleler yerine aynı pipeline ekranına bakmak, sahadan gelen bilginin bir deftere değil uygulamaya yazılması demek. Bu konuda elimizde yayımlanabilir bir rakam yok; o yüzden bu yazıda bir sonuç iddia etmiyorum, yalnız işleyişi anlatıyorum.
Kâğıt, WhatsApp ve uygulama: notun yolu nasıl değişiyor?
Sahada not tutmanın üç yaygın yolu var. Birincisi kâğıt defter, ikincisi kişisel telefonda WhatsApp’a yazılan kısa mesajlar, üçüncüsü de sinyal olmasa da açılan bir uygulama. Üçü de işi görür gibi duruyor, ama notun nerede durduğu ve ofisin onu ne zaman göreceği birbirinden çok farklı.
| Yöntem | Not nerede durur | Ofis ne zaman görür | En büyük risk |
|---|---|---|---|
| Kâğıt defter | Yalnız o kişinin çantasında | Ofise dönünce, çoğu zaman ertesi gün | Kaybolma, okunamayan el yazısı |
| WhatsApp mesajı | Sohbet geçmişinde, düzenli bir kayıt olarak değil | Mesajı görünce, ama takip tarihi yok | Bilgi mesajda kalır, takibi yapılmaz |
| Çevrimdışı uygulama | Cihazda, bağlantı gelince sunucuda | Eşitlenince, aşama ve tarihiyle | Eşitlenmeyen kayıt panoda görünmez |
Tablonun son satırı, bu yazının asıl konusu. Kâğıt ve WhatsApp kayıt tutar ama takip yapmaz. Bir firmanın hangi aşamada olduğunu, takip tarihinin geçip geçmediğini sohbet geçmişinden çıkarmak mümkün değil. Uygulamada ise firma, aşama ve takip tarihi aynı kaydın parçası; ekran bunları sizin yerinize sıralar.
Bunun bir bedeli de var. Uygulamaya kayıt girmek için bir ekrana bakmanız gerekir ve bu, kâğıt defterin kolaylığında değil. Bu yüzden ilk haftada ekibin en çok kullanacağı iki üç ekranı belirlemek, bütün modülleri bir anda öğretmekten daha işe yarar. Ekran sayısı az görünen bir uygulama, sahada çoğu zaman daha çabuk benimsenir.
Ekip içinde kayıt kuralı nasıl olmalı?
Uygulama ne kadar iyi çalışırsa çalışsın, kaydın ne zaman girileceği bir kural değilse eksik kalır. Ben ekiplere şunu öneriyorum: ziyaret bittikten hemen sonra, aynı gün kayıt girilsin. “Akşam toplu girerim” diyen kişinin notları, o akşam çekmeyen bir bağlantıyla birlikte geç kalır ve sabah toplantısında kimse o firmanın durumunu bilmez.
Kural için iki basit ilke yeter. Birincisi, not yazmak sahadan çıkmak kadar zorunlu olsun; kaydı olmayan ziyaret yapılmamış sayılsın. İkincisi, bağlantı yoksa bile kayıt yapılsın ve eşitleme sonra kendiliğinden tamamlansın. Bu ikincisi çevrimdışı çalışmanın asıl amacıdır: insanın kaydı ertelemek için bir sebebi kalmaz.
Yöneticinin de payı var. Sabah toplantısında kimin hangi firmayı ziyaret edeceğini uygulamadan görüyorsa, kayıt girmeyen birinin işi de kendiliğinden ortaya çıkar. Bunu bir denetim gibi değil, ekibin işini kolaylaştıran bir düzen gibi kurarsanız insanlar kaydı kendileri ister.
Seçerken kontrol listesi
Saha satış uygulaması seçerken demo sırasında ya da kendi telefonunuzda bu beş şeyi deneyin:
- Telefonda uçak modunu açın ve uygulamayı açmayı deneyin. Ekran geliyor mu?
- Uçak modunda bir not ve bir aşama değişikliği yazın. Ekranda bekleyen gönderim göründü mü?
- Bağlantıyı geri açın. Kayıt kendiliğinden mi gitti, yoksa elle bir düğmeye mi basmanız gerekti?
- Haritanın hangi bölgeleri çevrimdışı tuttuğunu öğrenebiliyor musunuz? Bu bilgi yoksa sahada ilk gün sürpriz yaşarsınız.
- Yönetici panosu hangi kayıtlara göre sayı veriyor? Eşitlenmemiş kayıtların panoya ne zaman yansıdığını sorun.
Bu sorulara net cevap alamıyorsanız, uygulama sahada çalışmaz; sadece ofiste güzel görünür. Bu yazıdaki bilgiler Digitalpedi Saha Satış ürün sayfamızdaki işleyişten alındı; ürünün güncel ekranları için sayfaya bakabilirsiniz.
