Müşteri “firmaniz@gmail.com” adresinden gelen bir mesaja “info@firmaniz.com” adresinden gelen mesaja göre daha az güvenir. Kurumsal e-posta, adresin alan adınızla bitmesi ve hesabın işletmenin kendi kontrolünde durmasıdır. Kurulum çoğu zaman tek bir oturumda biter; asıl dikkat isteyen kısım DNS ayarlarıdır, çünkü orada yapılan küçük bir yanlış hem mail akışını hem de web sitesini etkileyebilir.
Bu yazı kurulumun sırasını anlatıyor: önce hangi bilgilerin gerektiğini, ardından posta hizmetinin nasıl seçileceğini. Sonra MX, SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarının ne işe yaradığını ve kurulumdan sonra nasıl test edileceğini gösteriyoruz. Teknik terimleri geçtikleri yerde kısaca açıkladık.
Kurumsal e-posta neden alan adınızla çalışır?
Kurumsal e-posta, ziyaretçinin “ad@firmaniz.com” gördüğünde mesajın kime ait olduğunu hemen anlamasını sağlar. Aynı işletmenin hesabı olup olmadığı belli olmayan bir ücretsiz adres ise her yazışmada bu soruyu açık bırakır.
Kontrol de aynı derecede önemlidir. Bir çalışan ayrıldığında hesap alan adınızda kalmışsa, şifreyi sıfırlamak ve gelen kutusuna erişmek sizin elinizdedir. Hesap ayrılan kişinin kendi adresinde açılmışsa, işletme eski yazışmalarına ulaşamayabilir.
Kurulumdan önce hangi bilgiler gerekir?
Kurulumun ilk adımı bilgileri toplamaktır. Eksik bilgiyle başlanan iş çoğu zaman yarıda kalır.
- Alan adı paneli: DNS kayıtlarını değiştirebileceğiniz giriş bilgisi.
- Adres listesi: info@, satış@, destek@ gibi hangi adreslerin açılacağı ve her birini kimin okuyacağı.
- Yönetici: Hesabı kimin yöneteceği ve kurtarma e-postasının hangi adreste tutulacağı.
- Mevcut mailler: Eski adreslerde saklanan yazışmaların taşınıp taşınmayacağı.
- Web sitesinin barındırma yeri: Sitenin hangi sunucuda durduğu. Bu bilgi DNS’te hangi kaydın dokunulmaz kalacağını belirler.
Son madde en çok atlanandır. Hosting ve e-posta aynı sağlayıcıdan alınabilir, ama farklı yerlerden de gelebilir. Bu yüzden DNS kayıtlarının hangi panelde değiştirileceğini baştan bilmek gerekir.
Posta hizmeti nasıl seçilir?
Üç yol var ve hangisinin uygun olduğu, mailin işinizdeki yerine ve kimin yöneteceğine bağlıdır.
| Seçenek | Ne sağlar | Uygun olduğu durum |
|---|---|---|
| Hosting paketindeki e-posta | Panelden açılan adresler, temel depolama | Birkaç adresli, düşük mail trafikli küçük işletme |
| Kurumsal e-posta hizmeti | Takvim, paylaşımlı klasörler, yönetici paneli, daha güçlü güvenlik | Ekip halinde çalışan, mailin iş akışının parçası olduğu firma |
| Kendi posta sunucusu | Tam kontrol; bakım, güncelleme ve itibar sizde | Bu işi sürdürecek teknik kişisi olan kurum |
Kendi posta sunucusunu kurmak çoğu işletme için önerilmez. Spam filtreleri, gönderen itibarı ve güvenlik güncellemeleri sürekli ilgi ister. Bu ilgi gösterilmediğinde, doğru yazılmış maillerin bile alıcıya ulaşmaması olağan bir sonuçtur.
Fiyat karşılaştırmasını kullanıcı başına ödediğiniz tutarla değil, dahil olan özelliklerle yapın: depolama, yedekleme, yönetici paneli, mobil erişim ve destek. Sağlayıcılar fiyatlarını kullanıcı sayısına ve depolamaya göre değiştirdiği için bu yazıda tutar vermiyoruz.
MX kaydı nedir ve nereye eklenir?
MX kaydı, alan adınıza gelen mailin hangi sunucuya teslim edileceğini söyleyen DNS kaydıdır. Posta sağlayıcınız size bir ya da birkaç MX değeri verir. Bu değerleri alan adınızın DNS panelinde tanımlarsınız ve öncelik (priority) numarasını sağlayıcının verdiği gibi girersiniz.
Dikkat edilmesi gereken nokta, MX değişikliğinin yalnızca mail akışını etkilemesidir. Web sitesinin adresini gösteren A ya da CNAME kaydına dokunmadığınız sürece site yerinde kalır. Eski MX kayıtlarını silmeden önce yeni hesabın mail aldığını test edin. Değişikliğin yayılması bazen birkaç saat sürebilir; bu sürede bazı mailler eski adrese gidebilir.
Sitenizi de başka bir sunucuya taşıyorsanız adımların sırası için site taşıma rehberi yazısına bakın.
SPF, DKIM ve DMARC neden gerekir?
Bu üç kayıt, mailin gerçekten sizin alan adınızdan gönderildiğini alıcı sunucuya gösterir. Eksikse, gönderdiğiniz doğru mailler de spam klasörüne düşebilir.
- SPF: Alan adınız adına hangi sunucuların mail gönderebileceğini listeler.
- DKIM: Mailin içine dijital bir imza ekler. Alıcı sunucu bu imzayı DNS’te yayımlanan açık anahtarla doğrular.
- DMARC: SPF ve DKIM kontrolü başarısız olan mailler için ne yapılacağını belirtir ve raporlar gönderir.
Değerleri sağlayıcınız panelinde verir. Bunları tahminle yazmayın. Yeni bir gönderim aracı eklediğinizde, örneğin bir pazarlama ya da fatura programı, SPF kaydına o aracın sunucusunu da eklemeniz gerekir; aksi halde o araçtan giden mailler doğrulanamaz.
DMARC ilk kurulumda “none” politikasıyla başlatılmalıdır. Bu politika mailleri engellemez, sadece raporlar. Raporlar okunup meşru gönderimlerin doğru doğrulandığı görüldükten sonra politika sıkılaştırılır. Doğrudan reddetme politikasıyla başlamak, meşru maillerin de engellenmesine yol açabilir.
Kurulumdan sonra nasıl test edilir?
Test, kurulum bittikten sonra değil, eski adres kapatılmadan önce yapılmalıdır.
- Kurumsal adresten kişisel bir adresinize mail gönderin. Gelen kutusunu ve spam klasörünü kontrol edin.
- Gmail’de gelen mailin “Orijinali göster” seçeneğini açın. Başlıkta SPF, DKIM ve DMARC sonuçlarının “geçti” olarak göründüğünü doğrulayın.
- Dışarıdan bir adrese mail gönderip yanıt alın. Yanıtın kurumsal gelen kutusuna düştüğünü ve iki kez görünmediğini kontrol edin.
- Telefon ve bilgisayarda aynı hesabı açın. Ayarların ve klasörlerin iki cihazda da aynı olduğunu görün.
- Sitenizin iletişim formları kurumsal adrese bağlıysa form üzerinden de bir test gönderin.
Sık yapılan hatalar nelerdir?
- Eski MX kaydını silmeden yeni kayıt eklemek. İki farklı sunucu aynı alan adına mail almaya çalışınca gecikmeler ve karışıklık görülür.
- Hesabı kişisel bir adreste açmak ve çalışan ayrıldığında erişimi kaybetmek.
- Web sitesinin A kaydını yanlışlıkla değiştirmek. Site bir anda kapanabilir.
- DMARC’ı doğrudan reddetme ile başlatmak.
- Kurulumu tek bir kişinin bilgisayarında yapmak ve şifre ile kurtarma e-postasını yalnızca o kişide tutmak.
Kontrol listesi
- Alan adı kaydı sizin adınıza ve DNS paneline erişiminiz var mı?
- Posta hizmeti seçildi ve hangi özelliklerin dahil olduğu yazılı olarak öğrenildi mi?
- MX kayıtları sağlayıcının verdiği değerler ve öncelik numarasıyla girildi mi?
- SPF, DKIM ve DMARC kayıtları eklendi ve “none” ile başlatıldı mı?
- Web sitesinin adres kaydına dokunulmadı mı?
- Test maili gönderildi ve başlıkta üç doğrulama sonucu kontrol edildi mi?
- Yönetici ve kurtarma e-postası en az iki kişide mi?
Kurumsal e-posta, sitenizle birlikte planlandığında daha az sorun çıkarır. Sitenizle birlikte yapılacak işlerin kapsamını kurumsal web sitesi hizmetimiz sayfasında görebilirsiniz. Paylaşımlı hosting paketinin e-posta tarafının nasıl göründüğü için de hosting nedir yazısına bakabilirsiniz.
