Excel dosyası bir noktada işi taşımaz hâle gelir. Yeni bir ERP kurulduğunda ise herkesin aklına aynı soru gelir: eski kayıtlar ne olacak? Müşteri listesi, açık siparişler, stok kalemleri ve cari bakiyeler yeni sisteme geçmek zorunda. Bu sorunun yanlış cevabı, yeni yazılımın ilk gününden itibaren yanlış verilerle çalışması demektir.
Bu yazı veri aktarımının teknik ayrıntısından çok iş tarafındaki sırasını anlatıyor: neyin taşınacağı, temizliğin nerede yapılacağı, deneme aktarımının neden atlanmaması gerektiği ve aktarım sonrasında hangi kontrollerin yapılacağı. Excel’den geçiş hazırlığını da kapsayan Excel’den yazılıma geçiş rehberiyle birlikte okunduğunda bütün resim tamamlanır.
Eski kayıtlar neden her zaman aynı şekilde taşınmaz
ERP birbirine bağlı modüllerden oluşur: satış, stok, cari hesaplar, satın alma ve muhasebe. Her modülün kendi ana verisi vardır ve bu veriler birbirine referansla bağlıdır. Bir satış fişi bir müşteriye, bir ürüne ve bir depoya bağlıdır. Bu yüzden ERP’de veri aktarımı tek bir tablonun kopyalanması değil, birbirine bağlı kayıt gruplarının doğru sırayla taşınmasıdır.
Pratikte sıra genelde şöyle ilerler: önce ana kayıtlar (cariler, ürünler, depolar), sonra açık işler (siparişler, açık faturalar), en son bakiyeler. Sıra karışırsa, bir fişin bağlı olduğu müşteri henüz yoktur ve kayıt ya reddedilir ya da yanlış bir karta bağlanır.
Önce hangi veri taşınacak
Bütün geçmişi taşımak cazip görünür, ama çoğu firmada bu hem maliyeti hem hata riskini büyütür. Karar için basit bir soru yeterlidir: yeni sistemde bir işlem yapılırken hangi bilgiye ihtiyaç duyulacak?
- Aktif cariler: Son dönemde işlem gören müşteri ve tedarikçiler, iletişim bilgileriyle birlikte.
- Açık işler: Teslim edilmemiş siparişler, henüz kapanmamış işler ve açık faturalar.
- Stok kartları ve güncel miktarlar: Ürün kodu, birim ve sayım sonucu.
- Açılış bakiyeleri: Cari hesap borçları ve alacakları, vadesi gelen tutarlarla.
- Son dönem fişleri: Karar vermek ve karşılaştırma yapmak için gereken kadarı.
Kapanmış eski hareketler ise salt okunur bir arşiv olarak saklanabilir. Gerektiğinde bakılır, ama yeni sistemin günlük işleyişine yük olmaz.
Veri temizliği taşımadan önce yapılır
Kirli veriyi yeni sisteme taşımak, sorunu yalnızca bir yere kopyalamaktır. Aynı müşteri üç farklı adla yazılmışsa, yeni sistem üç ayrı müşteri görür ve bakiyeler bölünür. Vergi numarası bir hanede eksikse, e-belge ve raporlar o kaydı eşleştiremez. Ürün kodları iki ayrı biçimde girilmişse, stok sayımı hiçbir zaman tutmaz.
Temizlik için şu kontroller işe yarar:
- Aynı cari veya ürünün tekrar eden kayıtlarını bulup tek karta bağlamak.
- Vergi numarası, telefon ve tarih biçimlerini tek standarda getirmek.
- Birimleri ayırmak; “adet”, “kutu” ve “koli” aynı ürün için farklı kartlar oluşturmamalı.
- Serbest metin olan “notlar” sütunundan gerçek veri alanlarını ayıklamak.
Bu işi tek kişiye bırakmak yerine iş tarafından biri ve muhasebeden biri birlikte yapmak, hataların çoğunu daha ilk aşamada yakalar.
Temizlik için bir de zaman planı gerekir. Veri ne kadar kirliyse, düzeltme o kadar uzun sürer ve bu süre çoğu zaman tahmin edilenden fazladır. Temizliği geçiş tarihine bir hafta kala başlatmak, son gün acele eden bir ekiple çalışmaktan çok daha sağlıklıdır. Ayrıca temizlik sırasında bulunan her tekrar kaydı, bir karar gerektirir: hangi kart kalacak, hangi hareketler ona taşınacak? Bu kararlar yazılı bir listede tutulmalıdır, aksi hâlde aynı tartışma her oturumda yeniden açılır.
Eşleştirme tablosu nasıl hazırlanır
Eski kaynaktaki her alanın yeni sistemde nereye karşılık geldiğini gösteren bir eşleştirme tablosu, aktarımın haritasıdır. Tabloda üç sütun olmalıdır: eski alan, yeni alan ve kontrol yöntemi. Aşağıdaki tablo tipik bir cari ve stok eşleştirmesinin iskeletini gösterir.
| Eski kaynak | Yeni sistem alanı | Kontrol yöntemi |
|---|---|---|
| Müşteri adı | Cari unvanı | Tekrar eden kayıt taraması |
| Vergi no | Vergi numarası | Biçim ve benzersizlik kontrolü |
| Stok kodu | Ürün kodu | Benzersizlik ve birim eşleşmesi |
| Fatura tarihi | Belge tarihi | Dönem kapanışıyla karşılaştırma |
| Bakiye | Açılış bakiyesi | Eski ve yeni toplamın eşleşmesi |
Eşleştirme tablosu, aktarımdan önce iş tarafının onayından geçmelidir. Yazılım ekibi alanı doğru yere koyabilir, ama bir alanın işletme için ne anlama geldiğini yalnızca kullanıcılar bilir.
Deneme aktarımı ve karşılaştırma
Gerçek aktarımdan önce verinin bir kopyası yeni sisteme yüklenir. Bu deneme, eşleşmeyen alanları, reddedilen kayıtları ve kopuk ilişkileri ortaya çıkarır. İlk denemede her zaman sorun çıkar; önemli olan, her turda sorunların kaydedilip düzeltilmesi ve bir sonraki denemede kapanmasıdır.
Her denemeden sonra karşılaştırma yapılmalıdır. Cari sayısı, ürün sayısı, toplam bakiye ve açık sipariş adedi eski sistemde nasılsa yeni sistemde de aynı olmalıdır. Farklılık varsa, neden bulunmadan bir sonraki adıma geçilmez. Bu karşılaştırmayı bir kişi yapmamalı; muhasebe ile iş tarafı birlikte imzalamalıdır.
Açılış bakiyesini doğrulamak
Açılış bakiyesi, yeni sistemin başladığı andaki cari ve stok değerlerini gösterir. Bu değer yanlış girilirse, sistem ilk günden itibaren yanlış raporlar üretir ve bu hatanın kaynağını bulmak haftalar alabilir.
Doğrulama için eski sistemde bir kapanış tarihi seçilir, o tarihteki bakiye raporu alınır ve yeni sistemde aynı tarih için açılış kayıtlarıyla karşılaştırılır. Toplamlar tutmuyorsa, fark cari bazında aranır. Bu iş muhasebecinin sorumluluğundadır, çünkü hangi tutarın doğru olduğuna yalnızca defteri tutan kişi karar verebilir.
Paralel kullanım dönemi neden atlanmamalı
Geçişin en riskli anı, eski sistemin bir gecede kapatıldığı andır. Güvenli yol, yeni sistemi devreye aldıktan sonra eski sistemi bir süre salt okunur yedek olarak açık tutmaktır. Bu dönemde iki sistemden çıkan raporlar karşılaştırılır ve farklar hemen yakalanır.
Paralel dönemin süresi işin büyüklüğüne göre değişir, ama genelde birkaç haftadır. Kesin bir süre vermek mümkün değildir; ölçüt, iki sistemin üst üste gelen raporlarında fark kalmamasıdır. Bu dönem kısaltılırsa, sorunlar kullanıcılar onları bulana kadar görünmez kalır.
Kesinti planı ve geri dönüş yolu
Aktarımın kendisinden daha az konuşulan ama en az o kadar önemli bir konu, geri dönüş planıdır. Aktarım gününde beklenmedik bir sorun çıkarsa, işin nasıl durdurulacağı ve eski sistemin nasıl ayakta tutulacağı önceden yazılmış olmalıdır. Plansız bir aktarım, sorun çıktığında iki sistemin arasında kalmak anlamına gelir.
Pratik bir plan şu sorulara cevap verir: aktarım hangi gün ve saatte yapılacak, o sırada yeni kayıt girişi nasıl durdurulacak, aktarım tamamlanmazsa eski sistem hangi noktadan devam edecek. Bu sorular cevaplanmadan kesinti tarihi kesinleştirilmemelidir. Kullanıcılara da kesintinin ne kadar süreceği ve o sürede hangi işin bekleyeceği önceden bildirilmelidir.
Geri dönüş için en güvenli yol, aktarım öncesinde eski verinin tam bir yedeğini almaktır. Bu yedek yalnızca teknik bir dosya olarak değil, muhasebenin kabul ettiği bir tarihli rapor setiyle birlikte saklanmalıdır. Böylece bir fark çıktığında, hangi değerin doğru olduğu tartışması kanıtla yapılabilir.
Aktarım kontrol listesi
- Taşınacak veri, bugünkü işe göre seçildi ve iş tarafı onayladı.
- Ana kayıtlar (cari, ürün, depo) fişlerden önce yüklendi.
- Veri temizliği aktarımdan önce tamamlandı.
- Eşleştirme tablosu yazılı ve onaylı.
- En az bir deneme aktarımı yapıldı ve toplamlar karşılaştırıldı.
- Açılış bakiyeleri muhasebe tarafından eski sistemdeki tarihli raporla doğrulandı.
- Eski sistem paralel dönemde salt okunur açık tutuluyor.
ERP kurulumunun iş tarafındaki bütün adımları için ERP yazılım hizmetimize bakabilirsiniz. Bir CRM kararı da aynı sürece dahilse, CRM’in ne işe yaradığını anlatan yazımız bu sürecin ilk adımını netleştirmeye yardımcı olur.
